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1. Executive Committee:
4 people = President, Vice-President, Treasurer & Secretary.
Liaison with local and government bodies.
Represent Route des Arts at public functions (conferences,
meetings).
Provide information to organizations, public institutions, and
through the website e-mail.
Liaison with artists & sub-committees throughout the year.
Report to Board of Directors.
October 2007 : Call Annual General Assembly of artists for
evaluation of the Art Tour with the results, and election of new
Board of Directors for 2008.
November 2007: After Jury selection, prepare an updated list of
participating artists.
Prepare contract with newly selected artists.
Establish Sub-committees and task lists.
Executive Committee.
Jury
& Studio Visits.
Advertising (Publicity).
Ad
sales Campaign.
Website.
Fund
Raising.
Distribution.
Road
Signs.
Event & exhibits.
Executive Committee:
Preparation of an Action Plan and Activity Calendar.
New
Board of Directors approves a Plan of Action.
Each
sub-committee prepares a budget for submission and approval by the
Board.
November 2007: Treasurer: Preparation of Financial Statements.
December 2007 –February 2008: Confirm in writing arrangements for
galleries information centres 2007.
Get
membership fees from all participating artists. Deadline, February
28th, 2008.
January 2008: Get Applications forms for 2009 for website.
Call
General Meeting of all Artists, and Welcome newly elected members.
March - April 2008: Prepare a slide program of all exhibiting Route
des Arts members.
May
- June 2008
Prepare studio survey forms.
July
2008
Call
a General meeting of artists for necessary adjustments/activities,
refresh importance of studio by-laws and distribution of invitations
to be mailed by each artist.
Distribution of
arrow signs, studio posters, artists’ survey forms, By-Laws, and
prize coupons.
August - September 2008
Opening of Route des Arts 2007 from August 4th to August
11th.
August 11-19, 2007, Collection of signs, posters and artists’ survey
forms.
Send
thank you letters to volunteers.
30th
September 2007, end of Route des Arts fiscal year 2007.
2. Jury Committee:
3 people + participants from 2007 to complete the criteria for
submission for Board approval. In Charge: Laurie McFall + Charles
Lefebvre & Ilania Abileah + Gilles Sanscartier for application file
projections at the jury selection. Other members of the committee:
Sylvie Legault, Monique Laramée, Armand Destroismaisons, Sylvain
Goulet.
November 2007
New
artists’ studio visits to ensure quality of work displayed at the
studio and safety for public visits.
Preparation of a bilingual 100-word (50 words per language) text for
submission to the person in charge of putting together the new
brochure.
Measuring distance (in kilometres) between the studios, for the 2008
brochure.
September-October 2008
Coordinate with Publicity Committee to arrange a Call for artists in
the media.
Confirm receipt of portfolios of new artists.
Arrange for jury selection meeting.
Prepare portfolios received for selection by the jury.
Advise candidates of selection committee results by telephone and in
writing.
3. Advertising Committee:
To ensure uniform style and message, all letters and texts, should
be reviewed by the person in charge of the Publicity Committee and
the assigned editors for English and French, and signed by the
President.
People required = 5
November 2006
Prepare Activity Report.
Prepare a budget for submission and approval by the Board of
Directors.
Establish contact with magazines, newspapers, radio and television.
December 2007 –February 2008
Composition, preparation and page layout of the Route des Arts 2007
brochure.
All
revised artists’ texts to be confirmed by the artists.
All
typeset advertisements, should be reviewed by the person in charge
of ad sales.
Print brochure/map, leaflet and Poster (before March 30th,
2007).
Get
quotes and deadlines for advertising. Design/conceive ads & layout
for placement in newspapers (or send them photos, logo and text
since service is included in the cost), with the Montreal, Ottawa,
Laurentians and environs daily and local papers.
Budget and schedule an ad campaign. (For the large daily
newspapers, if possible, hire a publicist to arrange interviews with
art reporters, or pay for an ad-article).
Design Coupons for annual raffle.
Prepare Press Kit.
March - April 2008
Send
Press Kit to Art and Tourism Magazines and, follow up.
Prepare a slide program of all exhibiting Route des Arts members.
May/June 2008
Design and print invitations for New Brochure Launch event.
July
2008
Send
Press Kit to all appropriate newspapers, as well as all radio and
television stations, according to their timing specifications (one,
two or three weeks ahead of the event).
Write and send three (3) press releases:
1.
Announce the brochure launch that must go out to all the papers in
the Laurentians.
2,
Announce the Route
3.During the week of the Route to remind interested parties that the
event will soon be over.
Maintain close follow-up/contact with the media.
Organize a press conference/tour or individual interviews with Route
des Arts spokespeople.
August - September 2008
Press Release: Call for Artists for next year.
Press Release & Invitation to the Raffle Draw.
Publish winners’ names to the media and arrange to update info on
website.
4. Ad Sales Committee:
5 people: 1 in charge + 4 Regional Coordinators.
November 2007
Prepare a report on activities with an updated list of past
advertisers.
Prepare a budget.
November - December 2007
Prepare/Update lists of partners and advertisers including new
potential advertisers –within townships/villages.
Prepare a sales campaign with letter, ad form and price list for
approval by the board.
Provide Regional Coordinators and artists with lists of contacts and
potential advertisers in their areas.
January –February 2008
Contact Municipalities and Government Institutions (they require
time to pass resolutions to approve the expense.)
Mail
letters with enclosures to previous and new advertisers.
Contact new advertisers for brochure.
Each
artist sells at least one ad.
Person in Charge to follow up with each coordinator or if required
artist, as to the progress of sales and provide assistance by
telephone or e-mail whenever required.
Obtain print-ready artwork from advertisers or partners with logos
and/or photos for submission to Publicity for brochure layout.
Ensure payment from each advertiser is received by February 28th,
2007.
March 2008
When
requested: Send proofs of ads to advertisers for their approval.
Update list of contacts, and submit it to the executive committee as
well as to the Event Organization Committee.
September 2008
Send
thank you letters to advertisers and partners.
5. Web Site Committee:
3 People: Gilles Sanscartier, Robert Turenne & Ilania Abileah.
November 2006
Prepare a budget.
December 2007 – March 2008
Prepare a data base including all member artistes exhibiting and
non-exhibiting as well as all past and present advertisers.
Update website with dates of next Route des Arts, and upload
approved news items.
Update and improve our web site Create Links to artists’ individual
web pages as well as exchange links with other cultural groups in
the Laurentians.
Open
a website section for members who do not open their studios in 2007.
April 2008
Add
new studios and advertisers to website, and update map.
Prepare a slide program of all exhibiting Route des Arts members.
Upload the PDF file of new brochure.
Upload the new Press Kit.
Add
new links.
June 2008
Upload new application forms for next year.
September 2008
Publish winners of the raffle on website.
6. Fund Raising Committee:
1 + 2=3.
All
submissions for grants should be reviewed and approved by the
executive committee.
November 2007
Prepare activity report.
Prepare material for submission to public sponsors.
Grants - Communicate with MRC Argenteuil, CLD Argenteuil, CCL, CRÉ
Laurentides, Laurentian Cultural Council, Quebec Ministry of
Culture, Laurentian Tourism Association, Tourism Quebec, Canada
Cultural Council, Heritage Canada, municipalities, etc. (& Sodec in
case we have enough fine craft artists….)
Prepares a budget for approval by the Board.
December 2007 - September 2008
Prepare, get approval & send submissions for grants.
7. Distribution:
1
person in charge, 3 regional coordinators.
November 2007
Prepare a report of distribution committee activities (location and
quantities).
Prepare budget.
March - April 2008
Distribution Committee: Make contact and obtain permission for
distribution of brochure/map in libraries, tourist centres, cultural
centres, large hotels, etc.
Prepare a list of locations for brochure distribution.
May/June 2008
Distribution of brochure and posters.
July
2008
Maintain a constant supply of brochures in the region as well as in
Montreal, Ottawa and Hull.
August - September 2008
August 11-19, 2007, Collection remaining brochures, and placement of
brochures with Tourist information offices.
8. Sign Committee: 1 person in charge + 4
November 2007
Prepare an activity report.
Prepare a budget.
December 2007 –February 2008
Work
with publicity committee on new billboard design and sign
requirements.
March - April 2008
Prepare a list of places for displaying billboards and road signs.
May/June 2008
Sign
Committee: Production of road signs and posters for studios,
galleries and advertisers.
Establish locations for Billboards, produce/design additional new
ones.
Get permission
from Hydro Quebec for posting arrows on their poles.
Get permission
from municipalities for posting our billboards.
July
2008
Placement/installation of billboards, signs, and arrows throughout
the route.
August - September 2008
August 11-19, 2007, Collection of billboard and signs.
9. Event & Exhibits committee:
1 person in charge & 3 assistants.
November 2007
Prepare an activity report.
Prepare budget.
December 2007 –April 2008
Make
arrangements for General Meeting in January 2008.
Confirm in writing arrangements for galleries information centres
2007.
May/June 2008
Establish location for Launch event.
Organize e Launch event and send invitations.
Distribute invitation to each artist for mailing to last year’s
visitors.
Prepare refreshments for the 2007 Brochure Launch event.
Hang
new artwork before the 2007 brochure launch event. And any other
location designated as an info-gallery.
If
necessary: Organize a press conference/tour or individual interviews
with Route des Arts spokespeople.
Hang
artwork at info-galleries July 2006.
Organise location for General meeting of artists prior to Route des
Arts.
August - September 2008
Organize Raffle Draw event: date, location, send invitations etc.
Advise winners by telephone and in writing.
October 2008
Organize location and refreshments for Annual General Assembly.
Comité exécutif: 4 = Président, vice-président,
trésorier, secrétaire.
Liaison avec les organisations locales et les gouvernements.
Représenter la Route des Arts aux événements publics (conférences,
réunions).
Fournir des informations au public et institutions, et par le
courriel du site internet.
Liaison avec les artistes et les sous-comités à la longue de
l’année.
Faire des rapports au Conseil d’administration.
Comité de téléphone pour travailler avec le comité executive.
1 ou 2 personnes.
Octobre 2007 : Convoquer une assemblée générale pour l’évaluation du
projet avec les résultats.
Élection des nouveaux membres, au conseil d’administration pour
l’année 2007.
Formation des sous-comités et listes de tâches.
Comité exécutive.
Jury & Visites des ateliers.
Publicité.
Commandites.
Site Web.
Levée de fonds.
Distribution.
Signalisation.
Événements & lieu d’exposition.
Novembre 2007
Après la sélection du jury, préparer une liste des artistes
participants.
Préparation du contrat avec les nouveaux artistes.
Comité exécutive : Préparation d’un plan d’action et dates
d’échéances.
Plan d’Action approuvée par le nouveau conseil d’administration.
Chaque sous-comité prépare un budget pour soumission au conseil
d’administration.
Trésorier : Préparation d’un budget.
Décembre 2007 - Janvier 2008
Convoquer une assemblée générale en Javier 2008 pour présenter les
nouveaux membres.
Février 2008
Confirmer les arrangements pour les galeries/points de départ, pour
2007.
Obtenir frais d’adhésion de tous les artistes participants. Date
Limite, le 28 février 2008.
Mars - Avril 2008
Préparation d’un diaporama des œuvres de tous les artistes exposants
de la Route des Arts.
Mai - Juin 2008
Préparer les formulaires d’application de nouveaux d’artistes.
Préparer les formulaires sondage d’artistes.
Juillet 2008
Convoquer une assemblée générale des artistes pour des
modifications/activités nécessaires, rappel de l’éthique des
ateliers et distribution des invitations pour envoyer aux visiteurs.
Distribution des flèches, affiches, formulaires sondage d’artistes,
l’éthique des ateliers et coupons de prix de présence.
Août - septembre 2008
Ouverture de la Route des Arts 2007, du 4 août au 11 août.
Août 11-19, 2007, Cueillette des flèches, affiches et sondage
d’artistes.
Envoyer des lettres remerciant nos volontaires.
30 septembre 2007, clôture de l’exercice financier 2007 de la Route
des Arts.
2. Comité du jury :
1+2=3 + membres du comité de 2007
Laurie McFall + Charles Lefebvre, Ilania Abileah, et Gilles
Sanscartier* + Monique Laramée, Armand Destroismaisons, Sylvain
Goulet, Sylvie Legault.
Gilles Sanscartier participe pour le rencontre avec le jury pour la
projections des dossiers d’application.
Septembre-Octobre 2007
Après l’approbation par le conseil d’administration, soumettre les
documents au comité du site Web, et le comité de la publicité pour
l’appel des artistes au media.
Accuser réception des dossiers des nouveaux artistes.
Établir la date de la rencontre du jury.
Préparer les dossiers reçus pour sélection des artistes par le jury.
Aviser les candidats du résultat du comité de sélection/jury, par
téléphone et par écrit.
Novembre 2007
Visite des nouveaux ateliers et cueillette des textes (100 paroles,
50 par langue), et le soumettre a la personne en charge de la
nouvelle brochure.
Mesurer la distance entre les ateliers pour la brochure.
3. Comité Publicité:
Pour assurer l’uniformité et le style des messages, toutes lettres
textes doivent être révisés par la personne en charge de la
publicité et par les éditeurs officiels pour les deux langues de la
Route des Arts, et signé par le président.
Personnes requises = 5
Octobre 2007
Préparer un rapport des activités.
Novembre 2007
Préparer un budget pour soumission au conseil d’administration.
Publicité : Établir des contacts avec les revues (magazines),
journaux, radio et télévision.
Décembre 2007 - février 2008
Composition et mise en page de la brochure Route des Arts 2007.
Textes
des artistes doivent être confirmés avec chaque artiste.
Toute commandites mises-en-pages, doivent être confirmés par la
personne en charge de la vente de commandites.
Impression de la brochure, du petit dépliant et l’affiche (avant le
30 mars 2007).
Obtenir des prix et de dates d’échéance pour la publicité dans les
quotidiens de Montréal et d’Ottawa ainsi que les journaux locaux des
Laurentides et les environs;
Faire un budget et le plan de campagne publicitaire. Conception
graphique de la publicité pour les journaux (s’il y a lieu).
Préparation du coupon pour le tirage annuel.
Préparation d’un dossier de Presse.
Mars - Avril 2008
Envoyer la trousse de presse aux revues d’Art et de Tourisme et
faire le suivi.
Préparation d’un diaporama des œuvres de tous les artistes exposants
de la Route des Arts.
Mai /juin 2008
Imprimer des invitations pour le lancement et pour la Route des
Arts.
Juillet 2008
Publicité : Envoyer les trousses de presse et des communiqués de
presse, à tous les journaux pertinents ainsi que les stations de
radio et télévision, selon leur spécification (un, deux ou trois
semaines avant l’événement).
Écrire 3 communiqués de presse :
1. Pour le lancement de la nouvelle brochure.
2. Avant le commencement de la Route des Arts, dates et
détails.
3. Un rappel - Durant la Route des Arts.
Maintenir le contact avec la presse et autres médias, envoi de
communiqués aux postes de radio et télévision.
Organisation d’une conférence de presse/tour; et/ou entrevue, avec
des porte- paroles de la Route des Arts.
Août - septembre 2008
Communiqué de presse Appel de dossiers dans les journaux locaux.
Communiqué de presse : tirage et invitations.
Publication de noms des gagnants du tirage dans les journaux et sur
notre site web.
4. Commandites :
Personnes requises = 5 : 1 personne
en charge et 4 coordinateur régionaux.
Novembre 2007
Préparer un rapport d’activité.
Préparer un budget.
Novembre-décembre 2007
Préparation d’une liste des contacts : partenaires et commanditaires
par ville/village.
Préparer une campagne de vente, une lettre, formulaire et liste des
prix pour approbation par le conseil.
Fournir de listes des contacts et commandites potentiels aux
coordonateurs régionaux et à chaque artiste.
Janvier - février 2008
Contact les municipalités et les institutions (ils ont besoin de
temps pour passer une résolution pour le dépense.)
Recherche de nouveaux commanditaires.
Envoyer la lettre avec pièces jointes aux commanditaires.
Chaque artiste au moins un commanditaire.
Suivre les progrès de la vente avec chaque coordinateur ou artiste
et offrir de l’aide par téléphone ou courriel quand c’est
souhaitable.
Obtenir les textes, logos et/ou photos de chaque commandite ou
partenaire et les soumettre au comité de la publicité pour inclusion
dans la brochure.
Assurer que le paiement de chaque commandite est fait avant le 28
février, 2007.
Mars 2008
S’il y a lieu : Envoyer des preuves de publicité aux commanditaires
pour leur approbation.
Mettre à date la liste des contacts pour soumission au comité
exécutif et comité d’événements.
Septembre 2008
Envoyer des lettres remerciant nos commanditaire et partenaires.
5. Comité du Site Web :
1 en charge + 2 = Gilles Sanscartier, Robert Turenne + Ilania
Abileah.
Novembre 2007
Préparer un budget.
Décembre 2007 – Mars 2008
Préparer un ‘bilan’ d’information pour le site Web incluant tous les
artistes et commandites.
Publier les dates de la prochaine Route des Arts, et des nouvelles
approuvés.
Mettre à date et améliorer notre site Web. Créer des liens directs
avec le site Web personnel des artistes ainsi que celui d’autres
groupes culturels des Laurentides.
Ouvrir une section sur le site Web, pour les membres que n’exposent
pas en 2007.
Avril 2008
Ajouter les nouveaux artistes et commanditaires au site web et
ajuster la carte.
Préparation d’un diaporama des œuvres de tous les artistes exposants
de la Route des Arts.
Ajouter le fichier PDF de la brochure.
Ajouter le dossier de presse.
Ajouter des nouveaux liens.
Juin 2008
Mettre les formulaires d’application pour l’an prochaine sur le site
web.
Septembre 2007
Publier les gagnants du tirage sur notre site web.
6. Comité : Levée de fonds
= 1 + 2 = 3
Toutes soumissions doivent être révisées par le comité exécutif.
Novembre 2007
Préparer un rapport d’activité.
Préparation de matériel pour les soumissions pour les commandites
publiques.
Recherche de subventions : de la MRC d’Argenteuil, des CLD
d’Argenteuil, le CRÉE Laurentides, Conseil de la Culture des
Laurentides, Ministère de la culture, Association touristique de
Laurentides, de Touriste Québec, Conseil de culture Canada, Héritage
Canada, des municipalités, etc., (et SODEC s’il y a lieu.)
Préparer un budget pour approbation par le conseil
d’administration.
Décembre 2007-Septembre 2008
Préparer, obtenir approbation du comité exécutif, et envoyer les
soumissions.
7. Distribution :
1 personne en charge, 3 coordinateurs régionaux,
Novembre 2007
Préparer un rapport sur les activités du comité de distribution.
(Endroits et quantités).
Préparation d’un budget.
Mars - Avril 2008
Obtenir les contacts et la permission pour la distribution des
brochures dans les bibliothèques, les centres touristiques, centres
culturels, grands hôtels etc.
Préparer une liste des lieux à distribuer la brochure et les
affiches.
Mai /juin 2008
Distribution de la brochure et l’affiche.
Juillet 2008
Maintien de la distribution des brochures dans la région, à
Montréal, à Ottawa et à Hull.
Août - septembre 2008
Août 11-19, 2007, Cueillette des brochures supplémentaires.
Placement des brochures dans les bureaux d’information touristiques
pour l’année.
8. Comité de signalisation:
1 + 4 personnes
Novembre 2007
Préparation d’un rapport d’activité.
Préparation d’un budget.
Déc
